لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة ، فلا بد من العمل على إدارتها بطريقة فعالة ، ويشير كل من كينان (1996م ، ص ص 35-60) ، والسيد وآخرون (1997م ، ص ص 212-218) إلى أن عملية إدارة الاجتماعات تنقسم إلى ثلاث مراحل أساسية هي :

المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع .
المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
ولأهمية كل مرحلة من هذه المراحل ، واشتمال كل منها على عدد من الخطوات والأدوار الرئيسية ، فإننا سوف نتطرق لكل منها بشيء من التفصيل .


نشاط (3) : أجب على كل فقرة من فقرات التمرين التالي( فقط )عندما يطلب منك المدرب ذلك ؟ علماً أن إجابة الفقرة الأخيرة ومناقشة التمرين سوف تكون في نهاية الجلسة التدريبية :
أ ) حدد ثلاثة مواضيع يمكن من أجل كل واحد منها أن تعقد اجتماع لديك في الشركة؟
1- .................................................................................... .
2- .................................................................................... .
3- .................................................................................... .
ب) أختر أهم المواضيع السابقة من وجهة نظرك ، ثم حدد من سوف تدعيه لحضور الاجتماع ؟
1- ................................... . 2- .................................. .
3- ................................... . 4- .................................. .
5- ................................... . 6- .................................. .
7- ................................... . 8- .................................. .
ج) قم بإعداد جدول أعمال للاجتماع ( توفيراً للوقت لا داعي لتكرار أي معلومات سابقة) :
1- ................................................................... .
2- ................................................................... .
3-................................................................... .
4-................................................................... .
5-................................................................... .
6-................................................................... .
7-................................................................... .
د) هل يمكنك تحديد أهم النتائج التي سوف يتم التوصل لها من الاجتماع ؟
1- نعم لا أخرى تبين
2- أذكر مبررات إجابتك ؟
أ) ...................................................................................... .
ب) .................................................................................. .

المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع ، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور أو خطوات أشار إلى عدد منها كل من العثيمين ( 1414هـ ، ص119 ص 125-130 ) ، كينان ( 1996 ، ص ص 17-33 ) ، وذكرها السيد وآخرون ( 1997م ، ص 212) وتلك الأمور أو الخطوات هي :
1- تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )
يبين كينان (1996م ، ص 14، 15) إن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ولكن مع "ذلك يدعو البعض إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي النتائج ذاتها" أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة نفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية .
ويوضح السيد ، وآخرون (1997م ، ص 212) وجود عدة أهداف للاجتماعات مثل : طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد ، أو الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات …. الخ ،
ويؤكد كلا الكاتبين السابقين على أهمية أن يفكر المدير مسبقا قبل الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟ هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟
2- تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)
يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، وفي كلا الحالتين يجب عليه كما أشار كينان (1996م ، ص 14، 15) أن يتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل ، وان يتأكد كما أوضح السيد ، وآخرون (1997م ، ص213) من توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما يلي :
‌أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع
‌ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .
‌ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .
‌د) أن يكون قادرا على العمل الجماعي .
‌ه) ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .
‌و) ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين ( خجول وغير منفتح اجتماعيا ) .
ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من يكلفه برئاسة الاجتماع ،أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات (التي سبق ذكرها أو سيرد ذكرها لاحقاً ) وأن يكون فعالاً ، والرئيس الفعال كما أشار العثيمين ، 1414هـ) " هو الذي يبني علاقته مع بقية الأعضاء على التعاون والثقة والمساواة في إعطاء الفرص لجميع الأعضاء بحيث يتيح لكل عضو أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية " ص127 .
وتفيد هذه الخطوة السابقة كما أشار السيد ، وآخرون (1997م ، ص213) في عدة أمور أهمها : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد ، واختيار وترتيب مكان الاجتماع .
3- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)
لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ، ونظرا لذلك فإن كينان (1996م ، ص 27) يؤكد على ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع ، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع ، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد .
كما يؤكد السيد ، وآخرون (1997م ، ص213) على أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية ، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) ، وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع :
‌أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع .
‌ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش .
‌ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان ( تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين ) .
‌د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع ( تشير الدراسات إلى أن الأفراد يكونون في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحا والساعة الثانية عشرة ظهرا أو – إذا تناولوا غذاء خفيفا – بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساء ) .
4- اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ، ومن تلك العوامل كما أشار كل من كينان (1996م ، ص29، 30) ، السيد وآخرون (1997م ، ص ص 213-215) وتلك العوامل هي : مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين ، مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات ، توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة ، خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين .
وبخصوص شكل الاجتماع يشير السيد وآخرون (1997م ، ص 214) إلى أن ذلك يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع ، وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين .
5- إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها جدول أعمال الاجتماع .

المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع
وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع ( الفترة المحددة لبداية ونهاية الجلسة ) ، ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة ، كما يعتمد على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب .
أولا : الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع :
1- معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه .
2- قراءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في الاجتماع بفعالية .
3- الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب ، أو الاعتذار وإنابة عضو آخر ملم بالموضوع في الحضور عنه .
4- عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس الاجتماع .
5- الاستئذان للمشاركة في إبداء الرأي والمناقشة ، وأن تكون بشكل موضوعي وخالي من التحيز أو التعصب .
6- الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة أثناء الاجتماع .
7- الاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم .
8- الابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيه للنقاش .
9- الالتزام بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار .
ثانيا : أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع :
1- مراجعة كافة التعليمات والمعلومات والتجهيزات اللازمة للاجتماع قبل حضور الأعضاء ، وتوجيه لجنة السكرتارية باستقبال الأعضاء المشاركين في الوقت والمكان المحدد .
2- أن يستحضر في ذهنه المراحل الأربع التي يمر بها الاجتماع وأن يعمل على الاستفادة منها ، وتلك المراحل الأربع هي :
‌أ) تشكيل الاجتماع : مرحلة البدء بالاجتماع ، وفي هذه المرحلة يدرس المشاركون بعضهم بعضا ويسعون لمعرفة مواقف الآخرين وخلفياتهم .
‌ب) المرحلة العاصفة : مرحلة النقاش والرد ، وفي هذه المرحلة يبدأ المشاركون بالانفتاح والانهماك في مناقشات وتحديات كلامية ، قد تؤدي إلى سوء تنظيم الاجتماع .
‌ج) مرحلة التطبيع : مرحلة العمل بإنتاجية ، وفيها تتطور الأفكار ويتم الوصول إلى تسويات ، وترسيخ إطار عام واضح يمكن الجميع من معرفة ما هو مطلوب منهم .
‌د) مرحلة الأداء : مرحلة النتائج ، وفيها يولد المجتمعون إجماعا ويحصلون على النتائج .
3- افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع مراعاة النواحي التالية : الترحيب بالمشاركين ، وإتاحة الفرصة لهم للتعريف بأنفسهم ، وحصر الغائبين ، والتذكير بهدف وأهمية الاجتماع أو مراجعة نتائج الجلسة السابقة ، والتعريف بالمواضيع المحددة للمناقشة ، والتأكيد على الالتزام بالوقت .
4- اختيار مقرر ولجنة صياغة لوقائع جلسة الاجتماع ، وذلك بالاتفاق مع أعضاء الاجتماع .
5- طرح موضوعات الأعمال في الوقت المحدد ، وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات نظرهم واستثارة حماسهم ودافعيتهم للمشاركة في النقاش.
6- إعطاء العناية الكافية لنوع الأسئلة التي تثار في الاجتماع .
7- توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن هدفه ( إيقاف النقاشات الجانبية ، استئثار بعض المشاركين بالكلام لفترة طويلة .... الخ ) .
8- حفظ النظام داخل الاجتماع ، والحسم في مواجهة أي محاولات للخروج بالاجتماع عن هدفه .
9- فرض آداب الحديث وقواعد المناقشة على المشاركين وعدم السماح لأي فرد بالانحراف عنها .
10- اختيار الأسلوب الملائم للتعامل مع المشاركين وفقاً لنمط شخصية كل فرد منهم (المعارض ، والمتعالي ، والمتعصب ، والثرثار ، والمنطوي .... الخ) .
11- بلورة النقاشات للحصول على إجماع على النتائج ، وذلك من خلال الإعلان عن نقاط الاتفاق وتدوينها أولا بأول ، وإعادة مناقشة نقاط الاختلاف والإعلان عن اقرب النتائج المحتملة للاتفاق .
12- اختتام الاجتماع في الوقت المحدد بشكل مثير لحماس الأعضاء ، ويراعى في ذلك : إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها ، تلخيص أهم ما توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات ، توجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه ، تكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليه من مهام ، إبلاغ الأعضاء بموعد الاجتماع القادم إن لزم الأمر .

المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
وهي المرحلة التي تلي انتهاء جلسة الاجتماع ، ويتم فيها القيام بعدة خطوات أهمها ما يلي :
أولاً : توثيق الاجتماع :
يجب فور انتهاء الاجتماع إعداد محضر مطبوع بذلك ، ويجب أن يتضمن المحضر كما أشار كل من العثيمين (1414هـ ، ص131) ، وكينان (1996م ، ص49) ، والسيد وآخرون (1997م ، ص218) النقاط التالية :
عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده . ü
قائمة ü بأسماء الأشخاص المشاركين .
اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا . ü
اسم رئيس ü الاجتماع .
جدول الأعمال . ü
ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول ü الأعمال .
خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية . ü
ü تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي .
ويؤكد كينان (1996م ، ص49) على مراعاة النواحي التالية عند كتابة محضر الاجتماع : استعمال صيغة الماضي ، وصف الحقائق والوقائع فقط بدون إعطاء آراء شخصية ، الإشارة إلى أي إجراء تنفيذي بالأحرف العريضة وبجانبه الأحرف الأولى من اسم أو مركز الشخص المسئول عنه .
وبعد الانتهاء من إعداد المحضر وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع .
أولا : تقييم الاجتماع :
يؤكد السيد وآخرون (1997م ، ص 218) على أهمية قيام رئيس كل اجتماع وكافة الأعضاء المشاركين بتقييمه كل اجتماع بعد الانتهاء منه ، وذلك بهدف التعرف على المشكلات التي تعرض لها الاجتماع والعمل على تفاديها في الاجتماعات المقبلة .
والطريقة البسيطة لفعل ذلك كما أشار كينان (1996م ، ص50) هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم الاجتماع – التي لا يستغرق ملؤها أكثر من دقيقة – قبل مغادرتهم مكان أو مقر الاجتماع ، وتتضمن الاستمارة الأسئلة التالية :
• هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ نعم / كلا .
• هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ نعم / كلا .
• هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ نعم / كلا .
• هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ نعم / كلا .
• هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ نعم / كلا .
ثالثا : متابعة تنفيذ القرارات المتخذة :
تعبر الحصيلة الإجمالية للاجتماعات دائما على مدى نجاح تلك الاجتماعات ، وكثيرا ما يتوقف ذلك على عنصرين أساسيين هما :
1- مدى قيام الأعضاء المشاركين في الاجتماع بإنجاز المهام الموكلة إليهم أولا بأول ( كينان ، 1996م ، ص49) .
2- مدى وصول القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع إلى الجهات والأشخاص ذوي العلاقة ، وقيامهم بتنفيذ ما جاء فيها (السيد وآخرون ، 1997م ، ص218) .

من الممكن أن تكون اجتماعاتنا فعّالة أكثــــر اذا التزمنا بالتالي:

الاستعداد اللازم للاجتماع: سيعود عليك هذا الاستعداد باجتماع شديد الفعالية ، و ستدرك نتائج هذا الاستعداد بمجرد بدء الاجتماع .

جدول أعمال الاجتماع : جدول الأعمال هو خريطة طريقك , أو قل أنه خطة اجتماعك . ستتمكن من معرفة أهداف الاجتماع ومعرفة ما سيتم مناقشته . و من الضروري توزيع نسخا من هذا الجدول على الأعضاء قبل الاجتماع مما يؤدي الى استعدادهم بشكل أفضل و بالتالي ستزيد فعالية الاجتماع

الالتزام بوقت الاجتماع:ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد ( أو قبله إن أمكن )

اعقد اجتماعات أقل في العدد وأعلى في الكفاءة

اختيار دقيق لمن تدعوهم للحضور: احرص على اختيار كل من تدعوهم لحضور الاجتماع , ولا توجه الدعوة إلا لمن تحتاج إليهم بالفعل لإنجاز المهمة .

حافظ على بؤرة التركيز : قاتل بكل ضراوة كل ما يخرج الاجتماع عن موضوعه تأكد من إعداد نظام يجتذب انتباه أعضاء الاجتماع إلى عناصر الاجتماع ويوجزها لهم ويوزع عليهم التكليفات لإنجازها . تأكد دائما من أن اجتماعاتك لها أهداف واضحة واعمل على تكليف الأفراد المناسبين بما يناسبهم من عناصر المهمة .

الحصول على تقييم : فبالتقييم لن تتعرف فقط على الأشياء الصحيحة التي قمت بها ولكنك ستعرف أيضا تلك الأخطاء التي وقعت فيها . وهكذا ستتوصل إلى بعض الأفكار التي تجعل اجتماعاتك أكثر فعالية في المستقبل .