الاجتماعات هي وسيلة لتحقيق غاية ولصنع قرارات متنوعة ينصب معظمها في إطار تحسين أداء العمل وكفاءة العاملين، ويهدف إي اجتماع كان إلى تحقيق نتائج ايجابية، ولهذا تحتاج إي إدارة إلى عقد اجتماعات للتوصل إلى نتائج تحقق بها أهدافها، ولكننا نجد أحيانا أن بعض الاجتماعات لا تحقق إي شيء على الإطلاق، وتفشل فشلا ذريعا وتكون مدعاة لهدر الوقت والجهد وتفشي الإحباط، ويعتمد فشل أو نجاح إي اجتماع على كيفية إدارته والتحضير المسبق له والسيطرة على مجريات الأمور أثناء انعقاده حتى لا يكون انعقاده شكليا فقط.

وإذا كان المدير غير مؤهل لإدارة الاجتماعات بكفاءة أو انه يجهل ما يجب عليه فعله أثناء الاجتماع فإنه لن يستطيع التأثير بمن يجتمع معهم بالطريقة المطلوبة،

وسأوجز فيما يلي النقاط المطلوب مراعاتها عند قيام المدير بأي اجتماع وهي:

1- إعداد جدول أعمال الاجتماع وتوزيعه مسبقا على المرؤوسين لإتاحة الفرصة لهم لمعرفة المواضيع التي سيتم طرحها خلال الاجتماع والاستعداد للتحضير له أو اقتراح بنود إضافية للنقاش، مع الالتزام بهذا الجدول.

2- الاستماع لأراء ووجهات نظر مرؤوسيه خلال الاجتماع ومنحهم فرصة كافية للتعبير عن آرائهم ومراعاة العدل في هذا بين المرؤوسين وعدم قصره على المقربين منهم فقط، وأيضا مراعاة عدم مقاطعتهم ووضع أراء المدير في أفواههم لتكراره والتبرع بتفسير أقوالهم حسب رؤيتهم، بل يجب أن تتركهم ليعبرون عن أرائهم وان يصغي لهم بكل اهتمام في حدود مدة زمنية معينة مع مراعاة مسك زمام الأمور وعدم السماح باحتدام النقاش بين المجتمعات.

3- بدء الاجتماع في الوقت المحدد وإفهام المرؤوسين بان الاجتماع يكلف من الوقت الضائع في العمل الكثير ولهذا يجب استغلاله أفضل استغلال، وتوزيع الزمن على النقاط المطروحة بحيث لا تأخذ نقطة زمنا طويلا على حساب نقطة أخرى مساوية لها في الأهمية.

4- تدوين نقاط الاجتماع الرئيسية كتابيا في سجل الاجتماع من قبل المختص بتدوين الاجتماعات على أن يدون بصورة موجزة وبصراحة وبوضوح شاملا الوقائع والنتائج منعا لسوء الفهم، ويتضمن سجل الاجتماع عنوان موضوع الاجتماع وتاريخ الانعقاد وقائمة بأسماء الحاضرين والمتغيبين وملخص النتائج التي تم التوصل إليها مع توزيع المهام والمسئوليات بالأسماء.

ولا يعتبر هذا السجل غاية بذاته وإنما يعتبر دليل عمل يهدف إلى التأكيد من أن جميع المرؤوسين لا يملكوا العذر في عدم معرفة ما أنجز في الاجتماع وما تم التوصل له، فلا يمكن الاعتماد على الذاكرة.

5- توضع نتائج وخلاصة الاجتماع لجميع المرؤوسين متضمنة توزيع المهمات عليهم في المراحل القادمة.

6- يجب أن يتحاشى المدير إي انتقاد علني لأي من مرؤوسين أثناء الاجتماع خاصة إذا لم يكن قد نبههم عليه مسبقا حتى لا يصاب بالإحباط وعدم الرضا والمفاجأة، هذا مع افتراض حسن النوايا وان هدف المدير الإصلاح والتوجيه وليس التحطيم والإهانة.

7- الاهتمام بمكان الاجتماع وذلك بان يكون مريحا من ناحية الإنارة والتهوية، كما يجب على المدير أن يهيئ الجو العام للاجتماع بعدم المقاطعة من الخارج أو الرد على الهاتف حتى لا يتبدد الانتباه، كما يجب أيضا الاهتمام بموقع المدير في المكان المخصص للاجتماع وذلك بان يكون في موقع تستطيع أن يراه فيه جميع المشاركين وعليه أيضا أن يتفهم أن صمت بعض المرؤوسين أثناء الاجتماع لا يعني بالضرورة موافقتهم على آرائه فقد يكون الصمت نتيجة تخوف من إبداء الرأي. وعلى المدير أيضا أن يتأكد من فهم وموافقة جميع المرؤوسين على القرارات والنتائج والتي يجب كما ذكرنا أن يتوفر فيها الوضوح فكل مرؤوسه يجب أن يعرف من سيقوم بهذه المهمة وتوقيتها وآلياتها.

كما يفضل أيضا أن يقيّم المدير اجتماعه مع مرؤوسيهم وذلك بتوزيع استبانة عليهم لا تستغرق تعبئتها اكثر من دقائق معدودة متضمنة الاستفسارات عن ايجابيات الاجتماع وسلبياته بشكل عام وان يقوم المشتركين بالتعبير بصراحة عن رأيهم في إدارة الاجتماع والمواضيع التي طرحت وأسلوب النقاش والنتائج النهائية.

وإذا كان المدير يعتبر الاجتماعات عملية مملة ولا داعي لها فعليه أن يتوقع فشل الكثير من اجتماعاته مسبقا، فنجاح وفشل إي اجتماع يعود على من يديره.

وهنا اطلب من كل مدير أن يراجع اجتماعاته التي أدارها والتأكيد من تحقيقها للإنتاجية المتوقعة منها أما إذا كان الجواب سلبا، فيجب مراجعة جميع النقاط المذكورة فربما يكون قد اخفق بأحد الجوانب الهامة

الاجتماعات المدرسية

الإجراءات العامة:

1. أدرج الاجتماعات في الخطة العامة للمدرسة.

2. حدد أهداف كل اجتماع.

3. حدد المعنيين بالاجتماع (الرئيس، المقرر، الأعضاء).

4. حدد الوقت المناسب للأعضاء لعقد الاجتماع بعد نهاية الدوام عدا الحالات الطارئة.

5. شكل لجان لتقويم القرارات بعد تطبيقها ومدى ارتباطها بأهدافها.

أنواع الاجتماعات

نظـم الاجتماعات وفق الآتـي:-

أولاً: اعقد الاجتماعات التي وردت في القواعد التنظيمية للمجالس واللجان الآتية:

مجلس المدرسة.

2. مجلس المعلمين.

3. لجنة التوعية الإسلامية.

4. لجنة التوجيه والإرشاد.

5. لجنة الحالات السلوكية الطارئة.

6. لجنة النشاط.

ثانياً: عقد الاجتماعات مع الفئات الآتية:

1.      الهيئة الإدارية.

2.      الطلاب.

3.      المعلمين.

4.      أولياء أمور الطلاب.

5.      فئة أو أكثر من الفئات السابقة.

ثالثاً: اجتماعات أخرى: لم يرد ذكرها وترى ضرورتها لعملك

1.      الاجتماعات الطارئة التي تدعو الضرورة لها

خطوات عقد الاجتماعات

أولاً : ما يعمله المدير قبل الاجتماع

1.      حدد الموضوعات في جدول الأعمال.

2.      حدد موعد الاجتماع

3.      حدد يوم الاجتماع وبدايته وزمنه ونهايته والتزم بذلك.

4.      حدد مكان الاجتماع.

5.      ضع جدول الأعمال وزود الأعضاء بصورة منه.

6.   زود أعضاء الاجتماع ببعض أوراق العمل الخاصة بالاجتماع أو النشرات واللوائح والكتيبات أو المقالات وغيرها ؛المتعلقة بمواضيع الاجتماع.

7.      هيئ مكان الاجتماع بالإضاءة والتكييف والتهوية الجيدة.

8.      وفر مستلزمات الكتابة من ورق وأقلام وغيرها لكل عضو من المجتمعين.

9.      وفر بعض المرطبات والمناديل والماء لكل عضو من المجتمعين.

ثانياً : ما يعمله المدير أثناء الاجتماع

1. حدد زمنًا للتعبير عن وجهة نظر كل عضو يرغب في ذلك.

2.      لا تنقد الأعضاء نقداً ذاتياً.

3.      احترم الرأي المخالف لأي عضو.

4.      امنع نقد الأعضاء بعضهم لبعض أو تجريح بعضهم بعضا .

5.      كلف مقررًا للاجتماع يقوم بتسجيل الأفكار والمقترحات الجيدة والمداخلات .

6.      لا تصوت على أي قرار إلا في حالة التساوي وبعد الانتهاء من تصويت جميع الأعضاء.

7.      احرص على زمن الاجتماع ووزعه على ما تضمنه جدول الأعمال.

8.      لا تتشاغل أثناء طرح الأعضاء لأفكارهم.

9.      اطلب رأي العضو الذي لا يشارك.

10. احرص على أن تكون القرارات جميعها مما يمكن تطبيقها ووفق الإمكانيات المادية والبشرية، وأن تلبي احتياجات المدرسة ومنسوبيها.

11. أجل الاجتماع الذي لم يحضره نصف الأعضاء للتصويت عليه حتى لا يتعرض القرار إلى الإلغاء.

12. اطرح الموضوع للنقاش ثم اترك فرصة كافية لإبداء الآراء ثم يطرح القرار للتصويت عليه.

13. لخص الآراء والأفكار والمناقشات من وقت لآخر.

14. امنع تداخل المناقشات وانصراف بعض الأعضاء إلى مناقشات جانبية أو الحديث في موضوعات خارجه عن موضوع الاجتماع.

15. حول المواضيع التي تحتاج إلى دراسة مستفيضة إلى لجنة فرعية واعرض ما توصلت إليه في اجتماع قادم.

ثالثاً : ما يعمله المدير بعد الاجتماع

1.      اطلع على محضر الاجتماع.

2.      احذف الإضافات التي أضيفت على المحضر بدون علم الأعضاء إن وجدت.

3.      عدّل صياغة القرارات التي تم التوصل إليها في المجلس إذا اقتضى الأمر ذلك، لتكون جيدة ومختصرة ومفيدة.

4.      اكتب المحضر بوضوح.

5.      اطلب توقيع الأعضاء أسفل المحضر.

6.      شكل لجنة لمتابعة تنفيذ قرارات الاجتماع.

7.      اعلم أن رأي الأعضاء مجتمعين هو الرأي الأصح وأن كنت مخالفاً له قبل إقراره.